Algemene voorwaarden

Geldigheid
1. Deze voorwaarden zijn geldig voor deelnemers van het European InZane X Treffen door VRCC Lowlands VZW in Hotel Ol Fosse d’Outh in Houffalize, België en andere plaatsen van 2 t/m 5 juni 2016, hierna te noemen als “de ontmoeting”. VRCC Lowlands VZW is een geregistreerde stichting, gevestigd te Meeuwen, België.
2. Iedereen die het volledige deelname bedrag heeft betaald en door de organisatie van de ontmoeting op de deelnemerslijst bij de receptie en/of de ‘who’s coming’ lijst van de Inzane X website staat, kan aan de ontmoeting deelnemen.

Registratie en betaling
3. Registratie bij de ontmoeting is alleen mogelijk na akkoord- en ondertekening van de deelnemersvoorwaarden.
4. Registratie en betaling is mogelijk tot en met 1 maart 2016.
5. Alle deelnemers, inclusief leden van de organisatie, betalen €275,- (tweepersoonskamer met twee personen) voor de totale organisatiekosten of €315,- (eenpersoonskamer)voor de totale organisatiekosten van de ontmoeting.
6. Een voorschot van € 50,- pp zal worden betaald aan de organisatie van de ontmoeting bij de initiële registratie op de website. Het volledige bedrag dient voor 1 maart 2016 te zijn overgeschreven op de VRCC Lowlands VZW bankrekening. Bij annuleringen t/m 1 maart 2016 wordt het voorschot volledig terugbetaald.
7. Registratie en betaling, inclusief het hotel arrangement, zal alleen worden bevestigd door de VRCC Lowlands VZW.
8. Annuleringen na 1 maart 2016 zullen automatisch een betalingsvordering tot gevolg hebben en wel op de volgende wijze:
a. Vanaf 2 maart tot een week voor de ontmoeting –  30% van het hotel arrangement plus €74,50 administratiekosten;
b. Tussen een week en 48 uur voor de ontmoeting – 60% van het hotel arrangement plus €74,50 administratiekosten;
c. Binnen 48 uur voor de ontmoeting – 100% van het hotel arrangement plus €74,50 administratiekosten.
9. De officiële check-in start op 2 juni 2016 om 15:00 lokale tijd. Kamers zullen door het hotel worden verschaft op het moment van inchecken. Bij het uitchecken ontvangt iedere deelnemer bij de hotelreceptie een betalingsbewijs van het hotelarrangement

Kamersleutels
10. Kamersleutels zullen tijdens het uitchecken aan de receptie worden afgegeven. Verlies van een kamersleutel kost € 12,50

Gedeeltelijke deelname
11. Deelnemers die alleen op vrijdag, zaterdag en zondag op de ontmoeting aanwezig zijn, betalen €215,- (tweepersoonskamer met twee personen) voor de totale organisatiekosten of €245,- (eenpersoonskamer) voor de totale organisatiekosten van de ontmoeting.

Identificatie
12. Iedere deelnemer ontvangt een identificatie armband. Deze dient te worden gedragen gedurende de gehele ontmoeting. De armband dient verder voor het maken van onderscheid,  veiligheid en preventie van diefstal. Dragers van een armband van de ontmoeting hebben toegang tot- en recht op alle evenementen van de ontmoeting.
13. De identificatie armband wordt eenmalig verstrekt aan iedere deelnemer, duplicaten worden niet uitgereikt.

Verkeersregelgeving
14. Alle deelnemers van de ontmoeting houden zich aan de Belgische verkeerswet- en regelgeving.
15. Alcohol en drugs zijn in het verkeer verboden.
16. Motorrijders moeten in België tenminste een helm, handschoenen, een jas of overall met lange mouwen, een lange broek en schoeisel tot boven de enkels dragen.

Aansprakelijkheid
17. Alle deelnemers van de ontmoeting zijn, zowel voor zichzelf als voor derden,  persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor letsel,  schade, en diefstal.
18. Individueel rij- en verkeersgedrag  is voor alle deelnemers aan de ontmoeting altijd voorgeschreven.
19. De organisatie van de ontmoeting, alsmede VRCC Lowlands VZW, gevestigd te Meeuwen, België is op geen enkele wijze verantwoordelijk en aansprakelijk voor diefstal, schade of letsel aan personen of goederen, veroorzaakt door handelingen van deelnemers van de ontmoeting aan derden of andersom.